本人通知制度

本人通知制度とは

本人通知制度の概要図

 この制度は、事前に登録した方の戸籍謄本や住民票の写しなどを第三者(本人の代理人又は代理人以外の方)に交付した場合に、交付した事実を登録者本人にお知らせする制度です。(証明書の交付を制限するものではありません。) 

 身元調査のためなど不正請求や不正取得の抑止を図ることを目的としています。

  1. 代理人とは、委任状により代理人と定められた人物です。
  2. 代理人以外の方とは、自己の権利の行使又は義務の履行のため、住民票の写し等を請求する「正当な理由」がある個人又は法人及び国家資格を持つ8業士をいいます。

 8業士とは、弁護士・司法書士・土地家屋調査士・税理士・社会保険労務士・弁理士・海事代理士・行政書士です。

事前登録

 本人通知制度を利用するには、あらかじめ登録が必要です。(登録は無料です)

登録できる方

  • 市内に住民登録をしている、又はしていた方
  • 市内に本籍がある、又はあった方

受付場所

 市民課窓口(市役所1階)

登録に必要なもの

登録者本人が申し込む場合

 本人確認書類(運転免許証、パスポート、顔写真入りの住民基本台帳カード等)

代理人が申し込む場合

  • 代理人の本人確認書類
  • 委任状(登録者本人が自著、押印したもの)
     

【注意】

  • 法定代理人の場合、必要となる書類が異なりますので、窓口で確認してください。
  • 他の市町村に住民登録している方や病気・ケガで窓口に来れない方は、郵送による申込みもできますのでご相談ください。

登録した人への通知

 第三者に戸籍謄本や住民票の写しなどが交付された場合、登録した方に通知が届きます。

本人通知の対象となる証明書等

  • 住民票(除票を含む)の写し
  • 住民票(除票を含む)の記載事項証明書
  • 戸籍(除籍を含む)謄抄本
  • 戸籍の附票(除附票を含む)の写し
  • 戸籍の記載事項証明書(除籍を含む)

本人に通知される内容

  • 交付年月日
  • 交付証明書の種別
  • 交付通数
  • 交付請求者の種別(本人の代理人、代理人以外)

 【注意】交付請求者の住所・氏名は通知されません。

日田市個人情報保護条例に基づく開示請求

保有個人情報の開示請求

 通知された内容について、日田市個人情報保護条例に基づき個人情報の開示請求ができます。
 ただし、開示される情報の内容は、日田市個人情報保護条例の規定の範囲内となります。
 (開示請求者以外の特定の個人が識別できる情報(氏名・住所等)の開示は、原則できません)

開示請求の手続方法

 3日以内窓口(市役所1階)に「個人情報開示請求書」を提出します。

開示請求に必要なもの

 本人確認書類(運転免許証、パスポート、顔写真入りの住民基本台帳カード等)

登録内容の変更・廃止

  • 登録を廃止しようとする場合、登録した内容(氏名・住所・本籍等)に変更が生じた場合は、届出が必要です。(変更の届出がない場合は通知ができませんのでご了承ください。)
  • 登録者が死亡、居所不明等により住民票が削除されたとき、または所在不明で通知書が届かないときは、登録を廃止します。

その他注意事項

  • 本人等(委任状が不要な方)に証明書を交付した場合、通知は行いません。
  • 官公庁からの交付請求に対する通知は行いません。

第三者への証明書の交付について

 戸籍法・住民基本台帳法において、正当な理由があるときは、第三者からの証明書の交付請求が認められています。
 窓口では疎明資料や請求理由を確認し、請求者の本人確認を行い、証明書を交付しています。

例えば、

  • 債権回収や債権保全のために、債権者が債務者の転居先を探して住所を確認する場合
  • 相続手続や訴訟手続等にあたって、国又は地方公共団体の機関に法令上提出する必要がある場合
  • 8業士が職務上請求として受任している事件や事務を遂行するために必要な場合

様式集

この記事に関するお問い合わせ先

日田市 市民環境部 市民課 戸籍係
〒877-8601 大分県日田市田島2丁目6番1号(市役所1階)
電話番号:0973-22-8252(直通)
ファックス番号:0973-22-8244

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更新日:2017年03月24日