PC版を表示本人通知制度
令和6年11月からオンライン申請ができるようになりました。窓口に来ることなく手続が完了しますので、大変便利です。是非、オンライン申請をご利用ください。
本人通知制度とは
この制度は、事前に登録した方の戸籍謄本や住民票の写しなどを第三者（本人の代理人又は代理人以外の方）に交付した場合に、交付した事実を登録者本人にお知らせする制度です。（証明書の交付を制限するものではありません。）
身元調査のためなど不正請求や不正取得の抑止を図ることを目的としています。
- 代理人とは、委任状により代理人と定められた人物です。
- 代理人以外の方とは、自己の権利の行使又は義務の履行のため、住民票の写し等を請求する「正当な理由」がある個人又は法人及び国家資格を持つ8業士をいいます。
8業士とは、弁護士・司法書士・土地家屋調査士・税理士・社会保険労務士・弁理士・海事代理士・行政書士です。
本人通知制度を利用するには、登録が必要です。（登録は無料です）
登録できる方
- 市内に住民登録をしている、又はしていた方
- 市内に本籍がある、又はあった方
登録の方法
（1）オンラインでの申し込み
代理人による申請の場合は、ご利用いただけません。
1．本人確認を顔写真付き証明書（運転免許証等）の画像で申請する場合
準備するもの (1)申請者本人の顔写真の画像
(2)本人確認書類（運転免許証、パスポート等）の画像
本人通知制度申請URL https://logoform.jp/form/GrYS/792061
2．本人確認を電子認証（マイナサイン）で申請する場合
準備するもの (1)マイナンバーカード
(2)署名用電子証明書暗証番号（6～16桁の暗証番号）
(3)スマートフォン
(4)マイナサインアプリ（アプリのインストールが必要です）
本人通知制度申請（電子認証）URL https://logoform.jp/form/GrYS/792035
（2）窓口での申し込み
受付場所
市民課窓口（市役所1階）、各振興局・振興センター
1．登録者本人が申し込む場合
- 本人確認書類（運転免許証、パスポート、顔写真入りのマイナンバーカード等）
なお、令和4年6月15日から登録申込者と同一世帯又は同一戸籍の人であれば、
委任状なしで代理申し込みができるようになりました。
2．代理人が申し込む場合
- 代理人の本人確認書類
- 委任状原本（登録者本人が自署したもの）
【注意】
法定代理人の場合、必要となる書類が異なりますので、下記お問合せ先に確認してください。
（3）郵送での申し込み
1．登録者本人が申し込む場合
- 本人通知制度事前登録申込書（下記様式集のファイルからダウンロードできます。）
- 本人確認書類（運転免許証、パスポート、顔写真入りのマイナンバーカード等）のコピー
2．代理人が申し込む場合
- 本人通知制度事前登録申込書（下記様式集のファイルからダウンロードできます。）
- 代理人の本人確認書類（運転免許証、パスポート、顔写真入りのマイナンバーカード等）のコピー
- 委任状原本（登録者本人が自署したもの）
【注意】
- 法定代理人の場合、必要となる書類が異なりますので、下記お問合せ先に確認してください。
通知が届く場合
第三者への戸籍謄本や住民票の写しなどが交付された場合、登録した方に通知が届きます。
本人通知の対象となる証明書等
- 住民票（除票を含む）の写し
- 住民票（除票を含む）の記載事項証明書
- 戸籍（除籍を含む）謄抄本
- 戸籍の附票（除附票を含む）の写し
- 戸籍の記載事項証明書（除籍を含む）
本人に通知される内容
- 交付年月日
- 交付証明書の種別
- 交付通数
- 交付請求者の種別（本人の代理人、代理人以外）
【注意】交付請求者の住所・氏名は通知されません。
第三者に交付された内容を確認するためには個人情報の開示請求が必要です
第三者に交付された内容を確認するためには、個人情報の保護に関する法律に基づく開示請求を行わなければなりません。
ただし、開示される情報の内容は、個人情報の保護に関する法律の規定の範囲内となります。
（開示請求者以外の特定の個人が識別できる情報（氏名・住所等）の開示は、原則できません）
開示請求の手続方法
3日以内窓口（市役所1階）に「個人情報開示請求書」を提出します。
開示請求の際に必要なもの
本人確認書類（運転免許証、パスポート、顔写真入りのマイナンバーカード等）
本人通知制度の登録内容の変更・廃止
- 登録を廃止しようとする場合、登録した内容（氏名・住所・本籍等）に変更が生じた場合は、届出が必要です。（変更の届出がない場合は通知ができませんのでご了承ください。）
- 登録者が死亡、居所不明等により住民票が削除されたとき、または所在不明で通知書が届かないときは、登録を廃止します。
その他注意事項
- 本人等（委任状が不要な方）に証明書を交付した場合、通知は行いません。
- 官公庁からの交付請求に対する通知は行いません。
第三者への証明書の交付について
戸籍法・住民基本台帳法において、正当な理由があるときは、第三者からの証明書の交付請求が認められています。
窓口では疎明資料や請求理由を確認し、請求者の本人確認を行い、証明書を交付しています。
例えば、
- 債権回収や債権保全のために、債権者が債務者の転居先を探して住所を確認する場合
- 相続手続や訴訟手続等にあたって、国又は地方公共団体の機関に法令上提出する必要がある場合
- 8業士が職務上請求として受任している事件や事務を遂行するために必要な場合
様式集
本人通知制度事前登録申込書（新規）（ワード：75キロバイト） (Wordファイル: 84.5KB)
この記事に関するお問い合わせ先
日田市 市民環境部 市民課 戸籍係
〒877-8601 大分県日田市田島2丁目6番1号（市役所1階）
電話番号：0973-22-8252（直通）
ファックス番号：0973-22-8244
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更新日：2024年12月05日